15 правил разумной переписки December 1st, 2016
Ну и чтобы , давайте сформулируем несколько полезных правил. Научите ваших коллег и... гм... прочих партнеров им следовать, и наступит у вас в почте мир и спокойствие. А может, и не только в ней.
1.
Если ваша работа в явном виде не состоит в быстром ответе на письма, . Только вы решаете, с какой скоростью и кому отвечать, а не тот, кто требует от вас ответа немедленно (если это только не ваш/большой начальник, с которым конфликтовать опасно, но и его можно приучить не ждать быстрых ответов). Есть множество причин, по которым вы не обязаны спешить с ответным письмом - вы заняты, письмо требует подготовки или обдумывания, etc. Бывают действительно срочные и важные вопросы, но даже по ним вас должны вежливо просить (!) ответить побыстрее, а не требовать мгновенной реакции. Этого правила должны [стараться] придерживаться и все менеджеры в отношении подчиненных (и это реально сложно, поверьте), кроме случаев прямого письменного распоряжения.
2. Не пишите длинных писем. Совет кажется банальным, но у всех нас возникает время от времени желание написать километровое послание (таким будем считать текст, в котором больше 5 предложений). Сдержитесь. Длинные письма никто не любит читать, и если вы не хотите специально вызвать раздражение - не надо. Это правило не касается изложения какой-то технической проблемы или подробного решения, но даже в таких случаях надо быть лаконичным.
3.
Избегайте лишних, подчеркиваю - лишних! - "спасибо". Представьте, что вы попросили кого-то прислать вам важный документ (и по каким-то причинам его нельзя выложить на общий сетевой ресурс или передать другим способом). Человек откликнулся на вашу просьбу и прислал документ. Вы в ответ пишите: "Спасибо". Если это только не симпатичная барышня, чувствительная к знакам внимания, писать так не надо.
Вы знаете, сколько работник офиса тратит на разбор почты? Около трети своего рабочего времени! Если вы не хотите быть причастным к этому кошмару в жизни члена вашей (а хоть бы и соседней) команды - не надо никаких "спасибо". Если вам кажется, что человеку важно знать, получили вы документ или нет, расслабьтесь - по умолчанию ему плевать. И это правильно - вам нужен документ, а не ему. В крайнем случае он попросит подтвердить получение. Лучшая благодарность - не засорять чужой инбокс.
4. Четче формулируйте свои мысли. Прежде чем отправить письмо, подумайте, достаточно ли ясна мысль, вопрос, просьба, в нем изложенная? Поставьте себя на место человека, которому пишите. Разберется ли он? Не все же такие умные и сообразительные, как вы.
5. Не пишите писем, если это не нужно. Подумайте, а нельзя ли обойтись вообще без этого письма? Когда начинают проект, то первым делом оценивают риски от его невыполнения. Подойдите так же к письму: оцените риски от того, что письмо не будет написано, правда ли чья-то работа пострадает?
6.
в руках менеджера. Тем больше причин использовать этот инструмент по назначению - тот, кому вы эскалируете проблему, должен получить от вас ее краткое описание и подходы к решению.
У нас же любят эскалировать проблему, просто ставя начальство в копию. Это глупость, а не эскалация.
7.
Старайтесь писать письма только тем, кого они касаются. Часто сотрудники от страха, неуверенности или незнания ставят в копию всех, чье имя приходит на ум. Я лично вообще стараюсь не читать письма, в которых не являюсь адресатом. Если меня поставили в копию, я интерпретирую это как "посмотри, может, тебе эта тема тоже интересна". Нет, не очень, спасибо, мне есть чем заняться.
Другая проблема - нарушение здравого смысла. Если вы обсуждаете проблему с проектом заказчика, обсудите ее сначала внутри. Не надо сразу подключать его к переписке.
8. Проверяйте почту время от времени - регулярно, но не постоянно. Не пяльтесь на желтый конвертик, зарплата там бывает не каждый день. Помимо чтения почты нужно еще (как минимум) работать и думать.
9. Не добавляйте людей в переписку, если они этого не просили. Обожаю вдруг получить письмо с дискуссией на пару десятков человек, которая длится уже неделю, причем на вопрос "какого хрена?" люди искренне удивляются: "Так там же все написано! Сам почитай!" Да сейчас, разбежались. Хотите от меня чего-то - давайте конкретную информацию и конкретный вопрос. Пару писем вниз еще можно пролистать, но больше - это уже прямое неуважение.
10. Я лично против скрытой копии. Не можете открыто выслать письмо человеку - не высылайте и тайно.
11. Еще одно правило, которое я сам часто, увы, нарушаю - порядок разбора непрочитанных писем. Лучше не читать историю переписки, а начинать сверху, с самых свежих писем. Вы так сэкономите кучу времени - частенько проблема, которую сформулировали в письме несколько дней или часов назад, уже либо решена, либо решается, либо неактуальна. "Последний пришел - первый ушел".
12.
Есть люди, которые считают, что каждое письмо требует ответа. Например, менеджер пишет сотруднику: "Подумай, как нам быстро решить проблему А". Через час они встречаются по дороге в туалет, и сотрудник рассказывает, как он будет решать проблему, а менеджер согласен. Еще через час сотрудник получает письмо "Мы только что договорились, что проблему А будем решать так-то и так-то". Это разумно, если речь идет о действительно сложной задаче. Но писать такое по каждой ерунде точно не стоит.
Так же и сотрудник не обязан отвечать на письмо - проблему обсудили и решили (не будем здесь говорить о ситуациях, когда менеджер и/или сотрудник - идиоты или негодяи, в них, конечно, без письменной фиксации каждого чиха, не обойтись).
13.
Вставлять в подпись картинки, например, логотип компании, не стоит. То некорректно отобразится, то слишком пестрый - раздражает. Особенно не стоит этого делать, если вы работаете на внутреннего заказчика. Он и так знает, как выглядит логотип, да и вас вряд ли с кем-то перепутает.
Еще раздражает, когда люди пишут две подписи в одном письме - на русском и на английском, причем с ошибками в обоих вариантах.
Ах, да, если вы получили в юности PhD - можно об этом не писать, если только вы не сотрудник научной организации. Мне лично безразлично, есть ли PhD у сисадмина Петрова - лишь бы интернет работал.)
14. Не надо загаживать почтовые ящики окружающих письмами с выяснением отношений. Выясняйте их лично или в приватной переписке. Самое отвратительное - письма в стиле "а вот Вы - говно", "благодарю за прямоту, но нет, это Вы - говно, и ваш отдел - тоже говно". И так может длиться неделями.
15.
Грамотность важна. Еще раз: грамотность важна. Если не уверены в своей - проверьте письмо спеллчекером перед отправкой. Иначе работают простые формулы: неграмотное письмо от менеджера подчиненному - смех и неуважение, неграмотное письмо от подчиненного менеджеру - раздражение и претензии к квалификации, неграмотное письмо на одном уровне иерархии - падение авторитета коллеги в глазах других.
Вам плевать на грамотность? Не понимаю, почему вы дочитали этот пост до конца.))
Вроде ничего не забыл. Или добавите?)
По разным данным от 50 до 95% всех электронных писем в мире - спам от кибермошенников. Цели рассылки таких писем просты: заразить компьютер получателя вирусом, украсть пароли пользователя, заставить человека перевести деньги «на благотворительность», ввести данные своей банковской карты или прислать сканы документов.
Часто спам напрягает с первого взгляда: кривая верстка, автоматически переведенный текст, формы для ввода пароля прямо в теме письма. Но бывают вредоносные письма, которые прилично выглядят, тонко играют на эмоциях человека и не вызывают сомнений в их правдивости.
В статья будет рассказано о 4 типах мошеннических писем, на которые чаще всего ведутся россияне.
Мошенники могут прикидываться налоговой, Пенсионным фондом, Роспотребнадзором, санэпидемстанцией и другими госорганизациями. Для убедительности в письмо вставляют водяные знаки, сканы печатей и государственную символику. Чаще всего задача преступников - напугать человека и убедить его открыть файл с вирусом во вложении.
Обычно это шифровальщик или блокатор винды, который выводит компьютер из строя и требует прислать платное SMS для возобновления работы. Вредоносный файл может маскироваться под судебное постановление или повестку о вызове к начальнику организации.
Страх и любопытство отключают сознание пользователя. На форумах бухгалтеров описаны случаи, когда сотрудницы организаций приносили файлы с вирусами на свои домашние компьютеры, так как не могли открыть их в офисе из=за антивируса.
Иногда мошенники просят отправить в ответ на письмо документы, чтобы собрать сведения о фирме, которые пригодятся для других схем обмана. В прошлом году одна группа мошенников смогла обмануть множество людей, использовав прием отвлечения внимания «просьба отправить бумаги по факсу».
Когда бухгалтер или менеджер читал это, он сразу проклинал налоговую «Вот мамонты там сидят, е-мое!» и переключал свои мысли с самого письма на решение технических проблем с отправкой.
Блокаторы винды и шифровальщики могут прятаться в фальшивых письмах не только от госорганизаций, но и от банков. Сообщения «На Ваше имя взяли кредит, ознакомьтесь с судебным иском» действительно могут напугать и вызвать огромное желание открыть файл.
Также человека могут убедить войти в фальшивый личный кабинет, предлагая посмотреть начисленные бонусы или получить приз, который он выиграл в «Лотерее Сбербанка».
Реже мошенники отправляют счета для оплаты сервисных сборов и дополнительных процентов по кредиту, на 50-200 рублей, которые проще заплатить, чем разбираться.
Некоторые люди получают десятки деловых писем с документами в течении рабочего дня. С такой нагрузкой можно легко повестись на метку «Re:» в теме письма и забыть про то, что с этим человеком вы пока не переписывались.
Особенно, если в поле отравитель указано «Александр Иванов», «Екатерина Смирнова» или любое простое русское имя, которые абсолютно не задерживаются в памяти человека, постоянного работающего с людьми.
Если целью мошенников является не сбор SMS-платежей за разблокировку винды, а принесение вреда конкретной компании, то письма с вирусами и фишинговыми ссылками могут рассылать от имени реальных работников. Список сотрудиков можно собрать в соцсетях или посмотреть на сайте компании.
Если человек видит в ящике письмо от человека из соседнего отдела, то он к нему особо не присматривается, может даже проигноривать предупреждения антивируса и открыть файл несмотря ни на что.
Google иногда присылает письма владельцам ящиков Gmail о том, что кто-то пытался зайти в ваш аккаунт или о том, что закончилось место на Google Drive. Мошенники успешно копируют их и заставляют пользователей вводить пароли на подставных сайтах.
Фальшивые письма от «администрации сервиса» также получают пользователи Яндекс.Почты, Mail.ru и прочих почтовых служб. Стандартные легенды такие: «ваш адрес добавлен в черный список», «срок действия пароля истек», «все письма с вашего адреса будут добавляться в папку спам», «посмотрите список недоставленных писем». Как и в трех предыдущих пунктах, основными оружиями преступников являются страх и любопытство пользователей.
Установите антивирус на все свои устройства, чтобы он автоматически блокировал вредоносные файлы. Если вы по каким-то причинам не хотите им пользоваться, то проверяйте все хоть немного подозрительные почтовые вложения на virustotal.com
Никогда не вводите пароли вручную. Используйте менеджеры паролей на всех устройствах. Они никогда не предложат вам вариант паролей для ввода на подставных сайтах. Если по каким-то причинам вы не хотите их использовать, то вручную набирайте URL страницы, на которой собираетесь вводить пароль. Это касается всех операционных систем.
Везде, где это возможно подключите подтверждение пароля по SMS или двуфакторную идентификацию. И конечно, стоит помнить о том, что незнакомым людям нельзя посылать сканы документов, паспортные данные и переводить деньги.
Возможно многие из читателей при взгляде на скрины писем подумали: «Я что дурак файлы из таких писем открывать? За километр видно, что это подстава. Я не буду парится с менеджером паролей и двуфакторной идентификацией. Я просто буду внимательным».
Да, большую часть мошеннических писем можно разоблачить на глаз. Но это не касается случаев, когда атака направлена конкретно на вас.
Если ревнивая жена захочет почитать почту мужа, то Google предложит ей десятки сайтов, которые предлагают услугу «Взлом почты и профилей в соцсетях без предоплаты».
Схема их работы проста: они отправляют человеку качественные фишинговые письма, которые тщательно составлены, аккуратно сверстаны и учитывают личные особенности человека. Такие мошенники искренне стараются зацепить конкретную жертву. Выясняют у заказчика ее круг общения, вкусы, слабые места. На разработку атаки на конкретного человека может уйти час или более, но усилия окупаются.
Если жертва попадается, то отправляют заказчику скрин ящика и просят оплатить (средняя цена около $100) свои услуги. После поступления денег высылают пароль от ящика или архив со всеми письмами.
Часто бывает, что когда человеку приходит письмо со ссылкой на файл «Видео компромат на Таню Котову» (скрытый кейлоггер) от своего брата, то наполняется любопытством. Если письмо снабдить текстом с подробностями, которые известны ограниченному кругу лиц, то человек сразу отрицает возможность того, что брата могли взломать или им притворяется кто-то еще. Жертва расслабляется и отключает антивирус к чертовой матери, чтобы открыть файл.
К подобным услугам могут обращаться не только ревнивые жены, но и недобросовестные конкуренты. В таких случаях ценник выше и методы тоньше.
Не стоит надеяться на свою внимательность и здравый смысл. Пусть на всякий случай вас страхуют безэмоциональные антивирус и менеджер паролей.
Тщательно подготовленные мошеннические письма - относительная редкость. Если зайти в папку спам, то можно повеселиться от души. Каких только персонажей не придумывают мошенники для вымогательства денег: директор ФБР, героиня сериала «Игра Престолов», ясновидящий, которого к вам направили высшие силы и он хочет поведать тайну вашего будущего за $15 долларов, киллер, которому вас заказали, но он душевно предлагает откупиться.
Обилие восклицательных знаков, кнопки в теле письма, странный адрес отправителя, безымянное приветствие, автоматический перевод, грубейшие ошибки в тексте, явный перебор креативности - письма в папке спам просто «кричат» о своем темном происхождении.
Почему мошенники, которые рассылают свои послания миллионам адресатов, не хотят потратить пару часов на составление аккуратного письма и жалеют 20 баксов на переводчика, чтобы увеличить отклик аудитории?
В исследовании Microsoft Why do Nigerian Scammers Say They are from Nigeria? глубоко анализируется вопрос «Почему мошенники продолжают посылать письма от имени миллиардеров из Нигерии, когда про «нигерийские письма» широкой общественности известно уже лет 20». По статистике, более 99.99% получателей игнорирует такой спам.
Но один из 10 тысяч ведется и этот человек идеальная жертва, которая напрочь оторвана от реальности и не умеет пользоваться поисковыми системами. В группе риска психически больные, и люди, которые страдают наркоманией и алкоголизмом в тяжелой форме.
Спамеру, который промышляет вымогательством, категорически не нужно, чтобы на его письма отвечали относительно нормальные люди. Они все не переведут деньги, а будут просто отвлекать вопросами. Ему нужны контакты эталонных чудаков, которые с радостью отправят Дейнерис $500, ведь белочка в их голове одобряет это.
Из этих бесценных экземпляров отбираются самые платежеспособные и подвергаются тщательной персональной психологической обработке. Например, 50-летняя женщина из Камчатского края недавно перевела 4,5 миллиона рублей американскому военному, который нашел ее в Одноклассниках, влюбился, обещал жениться, но после трех месяцев
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.
Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.
клиентские правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .
На вкладке в разделе Правило
Нажмите кнопку ОК .
Правила и оповещения .
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").
Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.
Совет:
Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.
Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
Нажмите кнопку ОК .
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .
Совет:
Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.
