Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стои выполнить в 2019 году.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени.
Если у человека имеется опыт, то такой процесс не будет затруднительным. Но вот новичкам сложно разобраться, куда и что писать.
Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.
Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.
Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – .
Табеля учета времени работы необходимы для сотрудника отдела кадров или бухгалтерии для:
Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или каждому сотруднику.
Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.
Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется. Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос ().
Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:
Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено .
Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда. Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности.
Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена .
Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно.
Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени.
Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.
В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал.
Если отражается неявка при отпуске, болезни, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.
Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12.
Их же используют, если заполняется . Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).
Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ ( , и т. д.)
К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая.
Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).
Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров.
Храниться документ должен в течение 5 лет. Если же условия труда вредные и опасные, тогда такой срок составит 75 лет. Созданные документы после 2003 года хранят 50 лет ().
Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.
Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:
Сверху отражают название компании, ФИО предпринимателя и структурную единицу. Это могут быть такие отделы – по продажам, маркетингу, производству.
Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным):
Документ составляется в течение месяца (с его начал и до конца). При отражении данных о сотрудниках заполняется на каждого из них отдельная строчка.
Указывают номер по порядку, который присваивают всем работникам и используют его во всех справках учета.
Данный номер сохранится за гражданином даже в течение определенного времени после расторжения . Пишут ФИО, человека.
В таблице указывается явка и сколько часов отработано. В данном случае необходимо использовать условное обозначение.
В примере есть такие коды:
Необходимо указание количества дней и часов за отчетный период.
Пятая графа будет содержать количество дней и часов, что отработал сотрудник за половину месяца.
6 столбец отражает дни и часы за месяц. Указывают данные для начисления заработка таким образом:
Коды вида оплаты определяют, какие перечисления будут. Шифр используется цифровой. В нашем примере отражена заработная плата и оплата за .
Расходы будут списаны с бухгалтерского счета на отраженный вид оплаты. Здесь счет один.
9 графа отразит, сколько дней отработано по конкретному виду оплаты.
В форме табеля верхняя ячейка содержи данные о явках и , нижняя – днях, которые лицо было в отпуске.
Если всем сотрудникам начисляется один вид оплаты, то код его пишется вверху. Столбец 7, 8 пропускают, вписывая только, сколько дней и часов отработано в 9 столбец.
Заполняют данные о неявке. Ставятся коды, чтобы отразить причину отсутствия человека.
Далее уполномоченные лица ставят подпись.
Данный документ должен заполнять уполномоченный работник. Если фирма имеет не одно подразделение, и время работы учитывается по каждому такому отделу, тогда назначают несколько ответственных лиц.
В законодательстве не указывается, какая должность должна быть у ответственного по ведению табеля.
Руководитель может назначать любого специалиста компании, которого пожелает. Ответственными могут назначать даже сторожей.
Сотрудника, который будет нести за составление табеля учета, должны назначить приказом.
Он должен содержать ФИО такого человека и ФИО зама, который будет заполнять форму при отсутствии ответственного работника.
Если такого приказа не будет, значит, следует отразить в трудовом соглашении дополнительную обязанность сотрудника вести табель учета.
В противном случае начальство не вправе требовать от работника заполнения документа учета рабочего времени.
Так как на крупных фирмах назначается несколько ответственных лиц, они должны в течение месяца заполнять документ, затем передать его руководителю подразделения для проставления подписи.
Такой начальник перепроверит сведения и передаст табель в отдел кадров. Кадровики сверят сведения, заполнят свою документацию, основываясь на них, и передадут бланки бухгалтеру.
Если компания не большая, такую цепочку не соблюдают. Табель ведется кадровиком. Затем он передается бухгалтерии.
Утвержденный бланк Т-12 содержит такие разделы:
Бланк Т-13 имеет только один раздел, в котором фиксируется явка работников в автоматическом режиме. Время работы отражают 2 способами, такими как:
Компания сама выбирает, какой способ ей более подойдет. Если на фирме длительность рабочего дня постоянная, тогда предпочитают второй вариант.
Если учет рабочего времени суммированный, тогда нужна сплошная регистрация. Форма Т-13 применяется в компаниях, где есть специальные турникеты – автоматизированные системы, что будут контролировать явку персонала.
Бланк Т-12 – универсальный. Табель учета может быть:
Все чаще выбирают электронную форму, так как ее легче корректировать.
Код, который ставится, если лицо отравляется в командировку – К или 06. За все время отсутствия на предприятии по данной причине работник получит среднюю зарплату ().
В соответствии с нормативным , в день отъезда и приезда явка ставится согласно договоренностям между руководителем и сотрудником.
Обычно такие нюансы прописывают в приказе. А значит, в табеле могут прописать код, что обозначает присутствие человека на работе или код его отсутствия. Отражают и сколько часов человек отработал.
Например, сотрудник вернулся из командировки и отработал 3 часа. В форму прописывают код «К», «Я» и часы – «3».
Командированное лицо не обязано соблюдать предприятия, в которую прибыло, а также график, что был установлен на месте основной работы.
Если человек отсутствует, и не известны причины его неявки, тогда ставится НН. После установления причины пропуска работы указывается ПР.
К табелям прилагают дополнительные листы, заверенные подписью ответственного сотрудника. При пропуске не всего дня указывается, сколько часов лицо отработало за день.
Видео: порядок ведения табеля учета рабочего времени
Если лицо, что находится в командировке, берет , это также фиксируют в табеле. Какие правила учитываться при проставлении отметок об отпуске?
Важно понимать:
Каждый вид отпуска имеет свое обозначение:
Необходимый код ставится в табеле учета уполномоченным сотрудником за каждый день отсутствия человека.
Если используют сплошной метод, то иные дни будут отражать обозначение Я (явка). Если же используется метод учета отклонений, тогда графы пропускают.
Корректирующим табелем называют дополнительный документ, в котором прописывают информацию по каждому сотруднику. Обязательно прилагается служебная записка уполномоченного лица.
К примеру, человек не пришел на работу. В табеле поставили прогул. За такой проступок сотрудника могут уволить.
Позднее он принес лист нетрудоспособности. В данном случае нужно заполнить корректирующий табель учета.
Чтобы корректировать сведения:
Бланк может заполняться 2 способами:
Компании чаще выбирают первый вариант. В законодательных нормах Российской Федерации не содержится требований относительно формы и стандартов подачи корректирующих табелей.
А значит, ответственное лицо вправе самостоятельно выбрать, как подавать сведения. Корректирующий документ должен содержать ссылку на номер, а не на определенного сотрудника. Ведь у подчиненных может быть не одна личная карта и номер.
Многие интересуются, допускается ли применение в бюджетных учреждениях формы Т-13, а также есть ли необходимость в отражении времени переработок (если ненормированный день).
Бюджетные организации должны использовать новый образец заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421.
Любой работодатель обязан фиксировать в табеле рабочее время каждого сотрудника. Заполнение документа необходимо для отчёта перед государственными проверяющими органами и для организации внутренней системы учёта времени на предприятии. Работодатель должен знать, как заполнить образец, как вести документ и сколько по времени можно его хранить.
Назначение табеля учёта по Трудовому Кодексу и штрафы за его отсутствие
Табель учёта - это сводная таблица, где указывается количество рабочих часов конкретного сотрудника в определённом месяце. Это кадровый документ, который позволяет фиксировать количество отработанных часов, ежедневно отслеживать эффективность использования сотрудниками отведённого для работы времени. Эти сведения учитываются при вычислении заработной платы, используются при составлении отчётности и ведения статистики.
Например, сотрудники ГИТ проверяют, есть ли переработки. Налоговая отслеживает корректность начисления и уплаты налогов. Рекомендация: изначально соблюдайте правила составления, избегайте исправлений. Это избавит от проблем с проверяющими органами.
В соответствии с положениями, указанными в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года, существует две унифицированные формы табеля учёта рабочего времени – Т12 и Т13. Их отличие заключается в том, что временные показатели отображены в разделе 1 (для Т12), разделе 2 (для Т13).
Работодатель вправе использовать одну из двух предложенных учётных форм, или может разработать собственный бланк. В данной ситуации его необходимо будет утвердить, согласовать с действующими законодательными требованиями.
На небольших предприятиях ведётся единый табель для всех коллег. Если коллектив большой, для каждого подразделения заводится отдельный табель.
Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником.
ТК РФ, ст. 91За отсутствие табеля предусмотрена административная ответственность. Директору назначат штраф максимум до 3 тыс. руб., компании - до 50 тыс. руб.
Правильный образец заполнения: как оформить табель
В табеле фиксируют следующие сведения:
- ФИО сотрудника и его табельный номер.
- Количество часов работы за определённый день.
- Пропущенные дни и причины пропусков.
- Количество выходных и праздничных дней в текущем месяце.
Варианты оформления табеля учёта, как заполнить, способы ведения, титульный лист
В коммерческих организациях используются формы Т-12 и Т-13. Эти образцы практически идентичны. Компания может оформить и использовать любую из этих форм или разработать собственный бланк.
Есть ещё образец формы 0504421, предназначенной для бюджетных заведений. Используется для контроля рабочего режима. Заполняется методом сплошной регистрации с отметками о наличии отклонений.
Существует два способа ведения документа:
- Метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его применяют при суммированном учёте рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные периоды различается.
- Метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.
Документ создаётся в едином экземпляре. В конце месяца его подписывают начальники всех отделов и ответственный сотрудник из отдела кадров. Далее необходимо отправить отчёт к бухгалтерам для вычета заработной платы.
Титульный лист имеет единый вид независимо от формы табеля. При ведении документа в спецпрограмме ряд реквизитов заполняется автоматически: ФИО коллег, должность, структурный отдел, табельный номер и др.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1На заглавном листе имеется выписка условных обозначений с расшифровкой. Это общепринятые сокращения, которые проставляются в таблице.
Внимание! Вас интересует вопрос, как правильно организовать рабочее время? Ответ на него вы найдете в статье « «.
Как должна составляться выписка из отчёта для работника
Выписка может составляться за определённый период по одному сотруднику. Унифицированного образца выписки нет, компания составляет её по своему усмотрению.
Такой документ предоставляется по требованию работника. После получения письменного заявления от сотрудника документ подготавливается в течение 3 дней.
Электронный формат документа
Составлять табель учёта отработанного времени можно в электронном виде. Существует множество программ, которые позволяют это сделать. Например, «Электронный табель».
Как оформлять совмещение труда и сдельную оплату: основные правила
Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях, то на его имя составляют два табеля учёта. В каждом случае присваивается отдельный табельный номер трудящегося.
Для внесения исправлений необходим корректирующий табель. По каждой должности формируют отдельный корректирующий отчёт. Это объясняется тем, что на сотрудника-совместителя заводятся две личные карточки.
При сдельной оплате труда также необходимо вести табель учёта. В этом случае трудящийся может рассчитывать на повышение оплаты, если перевыполнит план. Простоять и получить оклад в этом случае не представляется возможным.
В табеле учитывается время работы. Для контроля выполнения объёма работы составляется другой документ - норма выработки.
Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.
Буквенные и цифровые обозначения унифицированной формы Т-12 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Все указанные обозначения имеют стандартную форму и содержание, при необходимости организациям разрешено создавать дополнительные сокращения в зависимости от специфики работы и вида деятельности.
Приняты следующие сокращения в буквенном и цифровом выражении по определённым параметрам:
Продолжительность рабочей смены
- Я (01) - работа в дневное время.
- Н (02) - работа в ночное время.
- РВ (03) - работа в выходные дни.
- С (04) - сверхурочная работа.
- ВМ (05) – продолжительность смены при вахтовом методе.
- УВ (12) – сокращенный рабочий график для студентов и лиц, проходящих обучение без отрыва от производственной деятельности с частичным сохранением зарплаты.
- ЛЧ (21) – снижение количества рабочих часов в ситуациях, предусмотренных законодательно.
- НС (25) – режим неполного рабочего дня по инициативе работодателя, если это не противоречит действительным нормам закона.
Командировка и служебные поездки
- К (06) - командировка.
Повышение квалификационных умений
- ПК (07) – с отрывом от производства
- ПИ (08) – с отрывом от работы в другой местности (перевод наёмного служащего в другое подразделение организации, расположенное в ином населённом пункте, регионе и т.д.).
- ОТ (09) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
- ОД (10) – дополнительный отпуск.
- У (11) - учебный отпуск.
- УД (13) – отпуск, гарантированный студентам и лицам, находящимся на обучении без сохранения заработной платы.
- Р (14) – отпуск по беременности и родам. Эта же номенклатура применяется в связи с усыновлением новорождённых.
- ОЖ (15) – отпуск по уходу за малышом в возрасте до 3-х лет.
- ДО (16) – дополнительный отпуск, предоставляемый по согласованию с работодателем без сохранения заработка.
- ОЗ (17) - отпуск без сохранения заработной платы.
- ДБ (18) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения з/п.
Нетрудоспоосбность
- Б (19) - больничный (период временной нетрудоспособности).
- Т (20) – временная утрата трудоспособности без назначения социального пособия (для ситуаций, обозначенных в нормативной документации РФ).
Пропуск рабочей смены, неявка на работу
- ПВ (22) – вынужденный прогул из-за перевода на иную должность, незаконное отстранение от работы, восстановление в занимаемой должности.
- Г (23) – пропуск работы во время исполнения обязанностей государственного или общественного значения.
- ПР (24) – прогулы без уважительной причины.
- НН (30) – неявка на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам. После определения причин прогула, код меняется на тот, который соответствует действительности.
Выходные и праздничные дни
- В (26) - выходные и нерабочие праздничные дни.
- ОВ (27) – оплачиваемые выходные, предоставленные работодателем.
- НВ (28) – дополнительные отгулы без сохранения заработной платы.
Простой и забастовка
- ЗБ (29) – невыход на работу из-за массовой забастовки (для ситуаций, предусмотренных законодателем).
- РП (31) – простой по вине нанимателя.
- НП (32) – обстоятельства вынужденного простоя не зависят от работодателя и наёмного персонала.
- ВП (33) – прямая вина наёмного служащего.
- НЗ (36) – остановка рабочего процесса из-за невыплаты (задержки) заработной платы.
Отстранение от исполнения служебных обязанностей
- НО (34) – недопущение к выполнению профессиональных обязанностей с оплатой согласно законодательным нормам.
- НБ (35) – недопуск к работе без начисления заработка за рабочую смену.
Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения. В качестве примера приведём такие обозначения:
- ЭК (37) – отсутствие на рабочем месте из-за прохождения медицинской или социальной экспертизы.
- ДИ (38) – диспансеризация сотрудницы, находящейся в положении.
- КР (39) – дополнительный перерыв для кормящей матери.
Регламент составления отчёта
Ниже представлена инструкция по ведению табеля учёта рабочего времени:
- Название компании прописывают в «шапке» документа. Название должно полностью совпадать со сведениями в учредительных документах.
- «Дата составления» документа - это крайний день отчётного месяца. Также проставляют «Номер документа».
- В ячейке «Отчётный период» указывают диапазон с первого по последнее числа месяца.
- В первом столбце первого раздела («Учёт рабочего времени») - порядковые номера персонала.
- Столбцы 2 и 3 заполняют на основе информации в личных карточках (форма № Т-2).
- В 4 и 6 столбцах указывают код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
- В 5 и 7 графе отображают промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя - отработанные часы.
- В столбцы 8–17 вписывают сведения в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
- В 8 графе указывают сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
- В 9 графе - сумму нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
- В 14 и 16 - количество часов и дней.
- В 15 - код причины неявки.
- В 17 - общее число выходных дней за месяц.
Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция
Корректирующий табель - это дополнительный документ, который содержит сведения по конкретному сотруднику. К нему прилагают служебные записки ответственного должностного лица.
Например, сотрудник не явился на работу, в табеле отмечен прогул. Рабочему грозит увольнение. Но потом сотрудник принёс больничный лист. В этой ситуации необходим корректирующий табель.
Как произвести корректировку сведений в табеле:
- Установить, действительно ли нужны исправления. Например, корректировка данных требуется из-за позднего предоставления документов.
- Обязать работника, ответственного за ведение табеля, написать объяснительную записку. Это необходимо при каждой корректировке.
- Составить корректирующий отчёт. Такой документ имеет тот же вид, что и основной табель. Но в графе «Вид» указывают «Корректирующий». Каждый табель с исправлениями нумеруется. Основной документ в нумерации не учитывается.
Утверждение приказа, кто должен вести и отвечать за табель
Кто должен вести этот документ? Обычно обязательства по его составлению ложатся на плечи ответственного в отделе кадров человека, бухгалтерский отдел или начальников определённых отделов в качестве дополнительных рабочих задач.
В каждой компании утверждается собственный порядок ведения кадровой документации. Для ведения табеля назначается конкретный сотрудник. Издаётся соответствующий приказ.
Назначается сотрудник согласно его квалификации. Обычно это кадровик. Иногда табель может вести секретарь или бухгалтер.
Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего
Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов. Если длительность рабочей поездки превышает 1 сутки, дополнительно потребуется оформить .
Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.
Сколько должен храниться табель
- Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
- Как основание для начисления налогов - в течение 4 лет.
- Как первичный документ для начисления оплаты за труд - минимум 5 лет.
Для предприятий с опасными/вредными условиями существует другое условие: хранение документации на притяжении 75 лет.
Ведение табеля учёта рабочего времени - это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций. При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.
Порядок учета использования рабочего времени
Данный «Порядок учета использования рабочего времени» сотрудников ООО вводится с целью регламентирования порядка и последовательности действий при учете использования рабочего времени сотрудников предприятия.
1. Термины, определения и сокращения, используемые в документе:
Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.
Табелирование – процесс формирования, сверки и подтверждения табеля
Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.
Прогул - отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.
Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.
Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении:
В магазинах - управляющий магазином;
По службам офиса - уполномоченные директорами служб сотрудники (секретари);
На РЦ - начальники смен;
На автобазе – техник по учету.
2.Общие положения
Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.
Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению в программе 1С «Кадры и зарплата» на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.)
Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)
При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.
Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.
3. Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель
Отметки об отклонениях - невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:
Распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;
Служебной записки об отсутствии сотрудника на работе–прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;
Больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.
4. Учет использования рабочего времени
Направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;
Направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле или об отсутствии прогулов.
Передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;
дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.
Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей -
Получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени;
Получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц (прием, перевод, увольнение, отпуска);
Сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.
Согласовывает с закрепленным табельщиком в электронном виде окончательный табель (в день сдачи табеля по распоряжению);
Распечатывает и подписывает окончательный табель, распоряжение и служебную записку, передает курьерской почтой оригинал табеля в отдел кадров до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Табельщик:
Формирует первичный табель, в который внесены отклонения - больничные листы и прогулы;
Отправляет первичный табель по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
Получает документы об отклонениях, на основании которых дополнительно вносит изменение в табель;
Направляет окончательный табель ответственному за ведение табеля на согласование по электронной почте;
Согласованный по электронной почте табель распечатывает, подписывает, передает на подпись инспектору по кадрам;
Передает окончательный табель с приложениями (распоряжением, служебной запиской, отчетом о движении в подразделении) в ОНЗП;
Получает от ответственного за ведение табеля оригинал табеля, распоряжения и служебной записки и сдает в архив до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Инспектор отдела кадров
Направляет отчет «Движение персонала в подразделении», в котором отражены все кадровые перемещения в магазине (прием на работу, перевод, увольнение, отпуска), и списочный состав магазина по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
Проверяет табель на соответствие отображенной информации фактическому движению персонала в подразделении;
Подписывает окончательный табель подразделения, согласованный ответственным за ведение табеля;
Возвращает табель с отчетом о движении персонала табельщикам для передачи в ОНЗП.
5.Корректировка табеля
Корректировка табеля прошедшего периода производится в случае обнаружения неправильно отраженных данных по учету рабочего времени (возврат больничного листа, предоставление больничного листа прошлого периода и т. п).
Ответственный за ведение табеля:
Составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.
Если в структурном подразделении в табеле неверно отражена информация о нескольких сотрудникам, то корректирующий табель и служебная записка предоставляются отдельно на каждого сотрудника.
Передает корректировочный табель со всеми необходимыми оригинальными подписями, табельщикам.
Табельщик:
Получает подписанный, корректировочный табель (оригинал) - от ответственного за ведение табеля;
Проверяет правильность внесения изменений, учета часов и итоги;
Создает электронный документ корректировочного табеля в программе 1С;
Направляет копию корректировочного табеля в экономическую службу;
Передает оригинал корректировочного табеля в архив.
6. Контроль выполнения
Требования к соблюдению Порядка, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к учету использования рабочего времени.
Контроль соблюдения Порядка осуществляют директор по персоналу, начальник отдела кадров, табельщики.
7.Ответственность
Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.
В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.
Назначение этого документа двойное:
- Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
- Получить данные по неявкам за аналогичный период.
Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.
бухгалтер расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др. представитель ФНС инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база сотрудник ФСС отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком) работник трудовой инспекции инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих представитель Росстата сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую Форма: бланк и образец
Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.
Документ состоит из 3 основных частей:
- На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
- Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
- И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.
Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.
Порядок ведения
Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.
В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.
В общем случае порядок выглядит так:
- Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
- После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
- После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
- Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.
Как заполнять табель: пошаговая инструкция
При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
- трудящимся неофициально;
- внешним совместителям;
- работающим на основании гражданского договора.
Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.
Титульный лист
Здесь фиксируются такие сведения:
- Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
- Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
- Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Табличная часть
Здесь нужно заполнить все графы:
Сведения для расчета зарплаты
Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:
- Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
- Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).
Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.
Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.
В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
- лицо, ведущее документ (если таковой есть)
- представитель отдела кадров;
- начальник подразделения.
Видео инструкция по оформлению
Видео комментарий по заполнению:
Дополнительный лист
Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:
- Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
- Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).
В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).
Суммированный учет: особенности расчета
Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:
- работают круглосуточно, посменно;
- используют гибкий график;
- организуют вахтовый метод работы.
Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.
Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).
Нестандартные ситуации: что делать
В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:
- Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
- Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
- Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
- Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».
Как внести изменения
Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.
При этом существуют 2 способа внесения исправлений:
- Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
- Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.
При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.
Добрый день. При заполнении табеля учета рабочего времени. Допускаются исправления ручкой? В нашем случае исправлен рабочий день на выходной пастой и закрашен. Как правильно вносить исправления в табель учета рабочего времени? 89275684714
Ответ
Закон не указывает, как именно внести изменение в табель учета рабочего времени, но на практике есть 2 способа.
Первый - зачеркнуть одной чертой неверный буквенный (цифровой) код и вписать сверху (сбоку) верный. Рядом с исправлением нужно указать «Исправлено - указать что исправлено - на -указать верную запись » поставить дату, когда внесено изменение, а также заверить новую запись подписями лиц, ответственных за ведение и согласование этого документа: например, секретаря, специалиста по кадрам и начальника экономического отдела.
При этом исправления должны быть аккуратными, читаемые, т.е. закрашивание не допускается. Исправления допускается делать ручкой.
Кроме того, исправления можно внести, составив к основному табелю корректирующий для конкретного работника. Его также должны подписать ответственные сотрудники. После чего корректирующий табель следует приложить к основному.
Подробности в материалах Системы:
Журналы и книги: Кадровое дело № 5, 2012 г.
Как удобнее внести исправление в табель учета рабочего времени?
Наш сотрудник неделю отсутствовал на работе, и за эти дни мы проставляли ему в табеле учета рабочего времени буквенный код «НН». Сегодня он вернулся и принес в отдел кадров листок временной нетрудоспособности. Как нам изменить ему в табеле буквенный код «НН» на «Б»?
Закон не указывает, как именно внести изменение в табель учета рабочего времени 9 , однако и не запрещает это делать. На практике существует два способа. Первый - зачеркнуть одной чертой неверный буквенный (цифровой) код и вписать сверху (сбоку) верный. Рядом с исправлением нужно указать «Исправлено» поставить дату, когда внесено изменение, а также заверить новую запись подписями лиц, ответственных за ведение и согласование этого документа: например, секретаря, специалиста по кадрам и начальника экономического отдела. Однако на практике удобнее внести исправления, составив к основному табелю корректирующий для конкретного работника. Его также должны подписать ответственные сотрудники. После чего корректирующий табель следует приложить к основному.
Самые важные изменения этой весны!
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
